Granlund Manager

Analysoinut Appwesome

Granlund Manager on yrityskäyttöön tarkoitettu mobiilisovellus, jonka idea on tuoda Granlund Manager -ylläpitojärjestelmä puhelimen tai tabletin äärelle. Minulle sen kiinnostavin puoli ei ole näyttävä ulkoasu tai suuri ominaisuusmäärä, vaan se, miten paljon työn sujuvuus riippuu siitä, että oikea tieto on saatavilla juuri silloin, kun kiinteistössä liikutaan. Tämä on työkalu ylläpidon arkeen, ei sovellus satunnaiseen kokeiluun.

Kun arvioin sitä yrityssovelluksena, ajattelen ennen kaikkea huoltokierroksia, tarkastuksia, ilmoitusten käsittelyä ja tilanteita, joissa tietokonetta ei ole kätevästi lähellä. Granlund Manager toimii parhaiten silloin, kun mobiilikäyttö on osa valmista ylläpitoprosessia, ei irrallinen lisä muiden työkalujen rinnalla. Jos organisaatiosi käyttää jo Granlundin ylläpitojärjestelmää, sovellus voi tehdä kentällä tehtävästä työstä huomattavasti käytännöllisempää.

Ennen kierrosta kannattaa sopia, mitä mobiilissa tehdään

Yksi helppo tapa arvioida sovelluksen sopivuutta on valita työpäivästä yksi tavallinen kierros ja seurata sitä alusta loppuun. Ensin työntekijä tietää, mitä kohdetta hän on menossa tarkistamaan ja millaisia havaintoja hänen kuuluu kirjata. Kierroksen aikana hän käyttää puhelinta silloin, kun tieto liittyy juuri käsillä olevaan paikkaan. Lopuksi tiimin pitää tietää, kuka jatkaa asian käsittelyä. Tällainen pieni rajaus paljastaa paremmin todellisen hyödyn kuin se, että sovellusta selataan hetki toimistolla.

Samalla kannattaa miettiä, milloin puhelin on oikeasti paras väline. Jos työntekijä tarvitsee yksityiskohtaisen vertailun tai joutuu kokoamaan laajan kokonaisuuden, isompi näyttö ja työpöytäkäyttö voivat olla sujuvampia. Puhelin on luontevimmillaan tarkistuksen ja havainnon yhteydessä, kun käyttäjä on jo kohteessa. Hyvä mobiilityönkulku alkaa oikeasta rajauksesta, ei siitä, että jokainen työvaihe yritetään siirtää puhelimeen.

Ylläpitotieto kulkee mukana, mutta yhteys ratkaisee paljon

Yrityksen ylläpidossa mobiilikäyttö ei tarkoita vain sitä, että sama näkymä avataan pienemmällä ruudulla. Puhelinta käytetään usein liikkeessä, rakennuksen eri osissa ja tilanteissa, joissa huomio on samalla ympäristössä, laitteissa tai asiakkaan kanssa keskustelussa. Siksi sovelluksen arvo syntyy siitä, kuinka nopeasti käyttäjä pääsee järjestelmän tarvitsemiin tietoihin ja kuinka helposti hän pystyy jatkamaan työtehtävää ilman paluuta työpisteelle.

Verkkoyhteys vaikuttaa tällaisessa käytössä suoraan kokemukseen. Kun yhteys toimii, mobiilikäyttö tuntuu luontevalta osalta ylläpitoa: käyttäjä voi tarkistaa tarvittavan asian ja jatkaa kierrosta. Jos yhteys on rakennuksessa heikko tai vaihtelee tilasta toiseen, jokainen lataus ja näkymän vaihtuminen alkaa tuntua suuremmalta hidasteelta. En pitäisi tätä juuri tämän sovelluksen erikoisena puutteena, vaan mobiilissa käytettävän järjestelmän olennaisena käytännön kysymyksenä.

Minulle tärkeä ero tavalliseen muistiinpanoon tai viestisovellukseen verrattuna on työn jäljitettävyys. Paperille kirjoitettu havainto, puhelimeen jätetty muistutus tai kollegalle lähetetty viesti voi auttaa hetkellisesti, mutta tieto jää helposti erilleen varsinaisesta ylläpitoprosessista. Granlund Managerin tarkoitus on pitää työ järjestelmän yhteydessä. Se on erityisen hyödyllistä, kun samaa kohdetta hoitaa useampi henkilö ja tehtävien pitää siirtyä seuraavalle työntekijälle ymmärrettävässä muodossa.

Arjen esimerkki on helppo kuvitella. Huoltaja kiertää toimistorakennuksen teknisiä tiloja ja huomaa poikkeaman, joka ei vielä vaadi kiireellistä korjausta. Tietokoneelle palaaminen myöhemmin tarkoittaa helposti sitä, että tarkka sijainti, havainto tai tehtävän tausta unohtuu. Mobiilikäyttö mahdollistaa asian käsittelyn lähempänä havaintohetkeä. Paras hyöty syntyy ajansäästön sijaan siitä, että havainto kirjataan oikeaan paikkaan oikealla hetkellä.

Missä mobiiliversio on tavallista työpöytäkäyttöä parempi

Työpöytäympäristö on yleensä vahvempi silloin, kun käyttäjän pitää tarkastella paljon tietoa kerralla, tehdä laajoja muutoksia tai suunnitella kokonaisuutta. Puhelin taas voittaa tilanteissa, joissa tehtävä on rajattu ja käyttäjä on jo kohteessa. Näen Granlund Managerin ennen kaikkea työparina järjestelmän laajemmalle käytölle: toimistolla hallitaan kokonaisuutta, kentällä tarkistetaan ja edistetään yksittäisiä asioita.

Tämä jako auttaa myös päättämään, kenelle sovellus kannattaa ottaa käyttöön. Kiinteistöpäällikkö, huoltohenkilö, tarkastaja tai muu liikkuva käyttäjä saa todennäköisesti enemmän hyötyä kuin henkilö, joka käsittelee ylläpidon tietoja lähes aina työpisteeltä. Sovellus ei tee työpöytänäkymästä tarpeetonta, eikä sitä kannata arvioida sen perusteella, korvaako se kaikki tietokoneella tehtävät työvaiheet.

Käyttötilanne vaikuttaa myös siihen, kuinka paljon kärsivällisyyttä tarvitaan. Pienellä näytöllä pitkät listat, yksityiskohtaiset tiedot ja useat peräkkäiset toimenpiteet voivat tuntua raskaammilta kuin suurella ruudulla. Jos työpäivä koostuu kymmenistä samanlaisista kirjauksista, kannattaa ensin varmistaa, että organisaation prosessi on suunniteltu mobiilikäyttöön. Hyväkin sovellus tuntuu hitaalta, jos mobiililaitteella yritetään tehdä työvaiheita, jotka sopivat paremmin hallintanäkymään.

Liikkuvan työn käytännön rytmi

Puhelimella käytettynä sovelluksen pitäisi palvella lyhyitä, selkeitä tarkistuksia. Käyttäjän kannattaa valmistella kierros ennen liikkeelle lähtöä, jos työympäristö ja yhteysolosuhteet sen sallivat, ja välttää tarpeettomia näkymien avaamisia kesken kiireisen tilanteen. Tämä ei ole erillinen ominaisuus, vaan toimiva käyttötapa: mobiilissa kannattaa tehdä yksi asia kerrallaan ja varmistaa jokaisen tärkeän kirjauksen jälkeen, että työvaihe todella eteni.

Tabletilla kokemus voi olla miellyttävämpi käyttäjälle, joka tarvitsee enemmän tilaa tietojen tarkasteluun. Puhelin on kätevämpi, kun laitetta kannetaan mukana ja kädet ovat usein varattuina muuhun työhön. Valinta riippuu siis enemmän työympäristöstä kuin siitä, kumpi laite on teknisesti parempi. Sovelluksen vähimmäiskäyttöjärjestelmä on Android 8.1, joten laitekantaa suunniteltaessa kannattaa tarkistaa, että käytössä olevat laitteet täyttävät tämän vaatimuksen.

Myös käyttöoikeuksien ja käyttäjäroolien merkitys korostuu yritysympäristössä. Ennen käyttöönottoa organisaation kannattaa sopia, kuka kirjaa havainnot, kuka käsittelee niitä ja kuka seuraa tehtävien etenemistä. Jos kaikki käyttävät sovellusta eri tavalla, mobiilikäyttö ei automaattisesti paranna tiedonkulkua. Selkeä vastuunjako tekee sovelluksesta hyödyllisemmän kuin pelkkä asennus useaan laitteeseen.

Kun yhteys pätkii tai työ keskeytyy

Ylläpitotyössä yhteys voi vaihdella kellarissa, teknisessä tilassa, paksujen rakenteiden takana tai rakennuksen ulkoreunalla. Tässä kohtaa olen varovainen lupaamaan liikaa: Granlund Managerin käytöstä ei pidä tehdä oletusta siitä, että kaikki työvaiheet toimisivat ilman verkkoyhteyttä. Käyttäjän kannattaa suunnitella tärkeät kirjaukset niin, että yhteyden toimivuus voidaan tarvittaessa tarkistaa ennen työn aloittamista.

Jos näkymä latautuu hitaasti, ensimmäinen järkevä toimintatapa on olla toistamatta samaa painallusta monta kertaa. Katkon aikana käyttäjä voi helposti synnyttää epävarmuuden siitä, tallentuiko toiminto vai ei. Parempi tapa on pysähtyä, tarkistaa näkymän tila ja varmistaa myöhemmin järjestelmästä, näkyykö tehtävä tai havainto siellä odotetusti. Tämä on pieni mutta tärkeä käytännön oppi, sillä epähuomiossa tehdyt kaksoiskirjaukset voivat aiheuttaa enemmän selvitystyötä kuin alkuperäinen yhteysongelma.

Työprosessiin kannattaa rakentaa myös palautumistapa keskeytysten varalle. Jos puhelin sammuu, sovellus sulkeutuu tai yhteys katoaa kesken tehtävän, käyttäjän pitäisi tietää, mistä hän tarkistaa viimeksi onnistuneesti käsitellyn kohdan. Ylläpidossa tämä voi tarkoittaa kierroslistan, tehtävän tunnisteen tai kohteen nimen muistamista ennen seuraavaan työvaiheeseen siirtymistä. Näin keskeytys ei muutu arvailuksi.

En pitäisi sovellusta parhaana vaihtoehtona tilanteeseen, jossa työn on jatkuttava varmasti täysin verkottomassa ympäristössä. Jos organisaation tärkein vaatimus on offline-työskentely ja automaattinen synkronointi myöhemmin, tämä asia on testattava käytännössä ennen laajaa käyttöönottoa. Granlund Manager kannattaa valita ensisijaisesti silloin, kun se sopii yrityksen olemassa olevaan Granlund Manager -ylläpitokokonaisuuteen ja työympäristössä on riittävä yhteys sen käyttämiseen.

Tiedonsiirto, akun kulutus ja harkittu käyttö

Yrityssovelluksen käyttäjän ei tarvitse ajatella verkkoliikennettä jatkuvasti, mutta mobiilissa harkittu käyttö on silti järkevää. Turhat näkymien uudelleenlataukset, pitkät käyttöjaksot heikossa verkossa ja useiden asioiden avaaminen ilman selvää tarkoitusta voivat tehdä kokemuksesta raskaamman. Käytännöllinen tapa on avata vain kyseiseen tehtävään tarvittavat tiedot ja sulkea työvaihe selkeästi ennen seuraavaan siirtymistä.

Jos työpäivä sisältää paljon liikkumista, akun riittävyys on osa käytettävyyttä. Sovellus ei yksin ratkaise akun kestoa, mutta käyttäjän kannattaa huomioida näytön kirkkaus, mobiiliverkon vaihtelu ja laitteen ikä. Vanha puhelin voi tuntua hitaalta ennen kaikkea siksi, että käyttöjärjestelmä, akku ja verkkoyhteys kuormittuvat samanaikaisesti. Siksi käyttöönottoa ei kannata arvioida vain yhden uuden laitteen perusteella.

Tietoisessa käytössä on myös tietoturvan näkökulma. Yrityksen ylläpitotiedot voivat liittyä rakennuksiin, laitteisiin ja työtehtäviin, joten käyttäjän kannattaa käyttää organisaation hyväksymiä laitteita ja toimintatapoja. En kirjaisi työasioita ensin henkilökohtaiseen muistiinpanoon vain siksi, että yhteys tuntuu epävarmalta, ellei yrityksellä ole tähän sovittua menettelyä. Muuten tieto voi jäädä väärään paikkaan tai unohtua siirtää järjestelmään.

Yksi hyödyllinen toimintamalli on erottaa kiireellinen havainto normaalista seurannasta. Jos kyseessä on turvallisuuteen tai toiminnan jatkuvuuteen liittyvä tilanne, mobiilisovellus ei saa olla ainoa ilmoituskanava, ellei organisaatio ole niin ohjeistanut. Sovellus tukee ylläpitoprosessia, mutta kiireen hetkellä käyttäjän pitää tietää, milloin asia ilmoitetaan myös suoraan vastuuhenkilölle. Tämä vähentää riskiä, että tärkeä tieto jää odottamaan järjestelmän seuraavaa käsittelyvaihetta.

Kenelle sovellus sopii ja kenelle ei

Granlund Manager sopii parhaiten yrityksille, jotka tarvitsevat Granlund Manager -ylläpitojärjestelmän käyttöä mobiililaitteella. Se on järkevä valinta liikkuville ylläpidon työntekijöille, kiinteistöjen vastuuhenkilöille ja organisaatioille, joissa kohteiden tietoja pitää käsitellä muuallakin kuin toimistolla. Erityisen hyvä käyttötapa on toistuva kierros, jossa havainnot ja tehtävät halutaan pitää osana samaa ylläpidon kokonaisuutta.

Se ei ole yhtä luonteva valinta yksittäiselle kuluttajalle, joka etsii kotiin yleistä huoltomuistutinta, remonttipäiväkirjaa tai yksinkertaista tehtävälistaa. Myös pienelle tiimille, jolla ei ole käytössä Granlundin ylläpitokokonaisuutta, käyttöönoton arvo voi jäädä vähäiseksi. Tällöin kevyt muistiinpano- tai tehtäväsovellus voi olla nopeampi ja helpompi, vaikka se ei tarjoaisikaan samaa yrityksen prosessiin sidottua rakennetta.

Hinnoittelun näkökulmasta sovellus on ladattavissa ilmaiseksi, mutta yrityksen kannattaa erottaa sovelluksen lataaminen koko järjestelmän käyttöönotosta. Mobiilisovellus voi olla maksuton asentaa, mutta työnkulut, käyttäjät ja taustalla oleva ylläpitoympäristö ratkaisevat, millaista hyötyä siitä todellisuudessa saadaan. Tämän vuoksi arvioisin sovellusta osana organisaation järjestelmää, en pelkkänä puhelimeen asennettavana tuotteena.

Ikärajana on PEGI 3, mikä kertoo sovelluksen sopivan ikäluokituksen puolesta yleiseen käyttöön. Yrityskäytössä olennaisempaa on kuitenkin käyttäjän tehtävä ja perehdytys. Uusi työntekijä tarvitsee selkeän ohjeen siitä, mitä kirjataan, millä tarkkuudella ja miten yhteysongelmissa toimitaan. Ilman tätä sovellus voi jäädä vain kuvakkeeksi puhelimen näytölle.

Vuorojen väliset siirrot ratkaisevat, jääkö havainto elämään

Konkreettisessa käyttötilanteessa aamuvuoron huoltaja huomaa kierroksella poikkeaman, joka ei vaadi välitöntä keskeytystä mutta tarvitsee jatkoselvityksen. Hän kirjaa asian järjestelmään mahdollisimman täsmällisesti ja varmistaa, että kohde ja havainto ovat ymmärrettävissä myös henkilölle, joka ei ollut paikalla. Iltavuorossa toinen työntekijä pystyy tällöin jatkamaan asian selvittämistä sen sijaan, että aloittaisi kyselemällä, missä havainto tehtiin ja mitä siinä nähtiin.

Tämä hyöty ei synny pelkästä mobiililaitteesta. Kirjauksen sanamuoto ja paikannuksen tarkkuus vaikuttavat siihen, voiko seuraava työntekijä toimia sen perusteella. Käytännössä tiimin kannattaa sopia, millainen havainto on riittävän selkeä: esimerkiksi kohteen yksilöinti, havaittu tilanne ja seuraava tarvittava toimi. Jos tekstistä tulee liian lyhyt, vastaanottaja joutuu palaamaan lähettäjälle; jos jokainen kirjoittaa pitkän selostuksen, kirjaaminen taas hidastuu.

Ylläpitopäällikölle mobiilikäyttö voi olla hyödyllistä myös siksi, että hän näkee, millaista tietoa kentältä syntyy ja missä kohtaa käsittely tökkii. Tätä ei kuitenkaan pidä sekoittaa siihen, että sovellus itsessään määrittelisi vastuut tai tekisi päätökset. Organisaation pitää edelleen sopia, kuka kuittaa asian vastaanotetuksi, kuka arvioi sen kiireellisyyden ja miten työn valmistuminen viestitään takaisin. Ilman tätä ketjua mobiiliin kirjattu havainto voi jäädä vain uudeksi riviksi muiden joukkoon.

Toinen käytännön kysymys on työntekijöiden vaihtuminen kesken kierroksen. Jos tehtävä luovutetaan kollegalle, kannattaa kirjauksen lisäksi sanoa ääneen, mikä on jo tarkistettu ja mikä vielä odottaa. Sovellus voi auttaa pitämään tiedon järjestelmässä, mutta keskustelu on yhä tarpeen silloin, kun tilanteessa on kiire tai tulkinnanvaraa. Minusta toimivin malli yhdistää molemmat: järjestelmä säilyttää seurattavan tiedon, ja suora yhteydenotto hoitaa kiireellisen luovutuksen.

Julkaisuhistoria, versio ja yleinen käyttötuntuma

Granlund Manager julkaistiin 16.6.2017, joten kyseessä ei ole aivan uusi mobiilityökalu. Nykyinen versio on 1.2607.113, ja sovelluksen käyttö edellyttää vähintään Android 8.1 -käyttöjärjestelmää. Yrityksessä tämä tekee laitehallinnasta tärkeän osan käyttöönottoa: vanhat puhelimet, päivityskäytännöt ja yhteyksien toimivuus kannattaa tarkistaa ennen kuin sovelluksesta tehdään koko tiimin päivittäinen työväline.

Google Playn käyttäjäarvioiden keskiarvo on 3,4, ja arvioita on kertynyt 72. Näen lukeman ennen kaikkea muistutuksena siitä, että yrityssovelluksen käyttökokemukseen vaikuttavat monet asiat itse sovelluksen ulkopuolella. Palvelinympäristö, käyttäjäroolit, laite, verkkoyhteys ja organisaation omat työohjeet voivat kaikki näkyä käyttäjän kokemuksessa. Keskimääräinen arvio ei siis yksin kerro, sopiiko sovellus tiettyyn ylläpitoprosessiin.

Arvioita on 22, mikä antaa sovelluksesta käyttäjäpalautetta, mutta ei tee keskiarvosta täydellistä kuvaa kaikista yritysympäristöistä. Minun päätökseni perustuisi siksi ennemmin lyhyeen pilottiin kuin pelkkään sovelluskaupan lukemaan. Pilottiin kannattaa ottaa mukaan sekä hyvässä yhteydessä työskentelevä käyttäjä että henkilö, joka liikkuu rakennuksen hankalimmissa kohdissa. Näin yhteyden vaikutus tulee esiin ennen laajempaa käyttöönottoa.

Pilotissa kannattaa tarkastella myös sitä, mitä tapahtuu silloin, kun ensimmäinen käyttäjä ei pysty viimeistelemään tehtävää. Pyydä toista työntekijää jatkamaan samasta kohdasta ja arvioi, ymmärtääkö hän kirjauksen ilman suullista lisäselitystä. Samalla selviää, sopiiko käyttöliittymän rytmi kierroksen todelliseen tahtiin vai vaatiiko jokainen vaihe liikaa pysähtymistä. Tämä on hyödyllisempi koe kuin pelkkä sovelluksen asentaminen ja valikoiden tutkiminen.

Vertailu paperiin, viesteihin ja yleisiin tehtäväsovelluksiin

Paperinen tarkastuslista on edelleen nopea, kun kohde on pieni ja työ tehdään yhden henkilön voimin. Sen heikkous on tiedon siirtyminen eteenpäin: paperi pitää kuvata, skannata tai kirjata uudelleen, jotta muut näkevät sen. Granlund Managerin vahvuus on siinä, että mobiilikäyttö liittyy ylläpitojärjestelmään eikä jää erilliseksi lapuksi.

Viestisovellus taas on tehokas kiireiseen keskusteluun, mutta se sekoittaa helposti havainnot, päätökset ja kuvat samaan viestivirtaan. Kun asia pitää myöhemmin löytää kohteen tai tehtävän perusteella, keskusteluhistoria ei aina ole paras paikka. Granlund Manager on järkevämpi, jos tärkeintä on ylläpitotiedon järjestelmällinen käsittely eikä vain nopea ilmoittaminen kollegalle.

Yleinen tehtäväsovellus voi olla käyttöliittymältään kevyempi ja joustavampi. Se sopii hyvin tiimille, joka haluaa rakentaa oman listansa ilman erityistä kiinteistöjen ylläpidon rakennetta. Granlund Managerin etu tulee esiin vasta, kun organisaatio tarvitsee juuri Granlundin ympärille rakentuvaa ylläpitotyötä ja haluaa käyttää sitä myös mobiilisti. Jos tätä yhteyttä ei tarvita, yleinen työkalu voi olla kustannustehokkaampi ja helpompi omaksua.

Valinta ei siis ole vain kysymys siitä, onko sovelluksessa enemmän vai vähemmän toimintoja. Paperi voittaa nopeudessa yksinkertaisessa yhden henkilön tarkastuksessa, viesti tavoittaa kollegan suoraan ja yleinen tehtävälista joustaa monenlaiseen käyttöön. Granlund Managerin mielekkyys riippuu siitä, arvostaako organisaatio sitä, että mobiilityö kuuluu samaan ylläpidon järjestelmään kuin muu käsittely. Jos vastaus on kyllä, pieni lisävaiva perehdytyksessä voi olla perusteltu; jos ei, kevyempi tapa voi olla selkeämpi.

Oma loppuarvioni yhteyden ehdoilla

Granlund Manager on mielestäni tarkoituksenmukainen yrityssovellus, jonka arvo näkyy parhaiten kentällä tehtävässä ylläpidossa. Se ei yritä olla kuluttajille suunnattu muistutin, eikä sitä kannata hankkia vain siksi, että organisaatiolla olisi yksi mobiilisovellus lisää. Sen paikka on Granlund Manager -ylläpitojärjestelmän mobiilikäyttöliittymänä, jossa liikkuva työntekijä voi käsitellä työhönsä liittyviä asioita lähempänä kohdetta.

Yhteys on kokemuksen keskeinen ehto. Hyvä verkkoyhteys tekee käytöstä suoraviivaista, kun taas katkokset vaativat käyttäjältä tarkkuutta ja etukäteen sovittuja toimintatapoja. En suosittelisi tätä ratkaisua ympäristöön, jossa työn pitää jatkua täysin verkosta riippumatta ilman erillistä varmistettua toimintamallia. Sen sijaan yritykselle, joka käyttää jo Granlundin ylläpitojärjestelmää ja haluaa vähentää työpisteelle palaamista, sovellus on perusteltu kokeiltava.

Granlund Groupin kehittämä sovellus on ilmainen ja sen ikäluokitus on PEGI 3. Asennuksia on yli 10 000, joten kyse ei ole aivan marginaalisesta työkalusta, vaikka käyttäjäarvioiden keskiarvo jääkin kohtalaiselle tasolle. Suosittelen tekemään päätöksen todellisen työympäristön perusteella: testaa yhteys, laitteet ja kirjauksen koko ketju ennen kuin siirrät tärkeän ylläpitotyön mobiiliin.

Minun näkökulmastani Granlund Manager on parhaimmillaan silloin, kun se poistaa yhden tarpeettoman välivaiheen: havainnon ei tarvitse odottaa työpöydälle palaamista. Se ei korvaa hyvää prosessia, vakaata yhteyttä tai käyttäjien perehdytystä, mutta oikein rajatussa käytössä se voi tehdä kiinteistöjen ylläpidosta johdonmukaisempaa ja ajantasaisempaa.